Q. Collavate란 무엇인가요?
A. Collavate는 100% Google Drive 기반으로 작동하는 웹 기반 문서 승인 및 관리 솔루션입니다. Google Workspace(이전 G-Suite)를 기반으로 하며, 전자결재 시스템, 문서 중앙 관리, 태그, 팀 협업 기능 등을 제공합니다. 또한 직원의 실수로 인한 문서 분실 등 보안 사고를 예방할 수 있습니다. PC, iMac, 스마트폰 등 모든 기기에서 호환되며, 언제 어디서나 여러 명이 함께 문서를 작성하고 승인 프로세스를 진행할 수 있습니다.
Q. Collavate를 사용하려면 Google Workspace가 꼭 필요한가요?
A. Collavate는 사용자 그룹에 따라 서로 다른 플랜을 제공합니다.
무료: 구글 워크스페이스 마켓플레이스에서 콜러베이트 구글 문서 확장프로그램 설치를 통해 무료로 협업을 진행할 수 있습니다.
Team 플랜: 모든 팀원이 동일한 Google Workspace 도메인에 속하지 않아도 됩니다. 관리자는 일반 Gmail 사용자도 팀에 초대하여 전자결재를 시작할 수 있습니다.
Business/Enterprise 플랜: Collavate의 모든 기능을 활용하려면 Google Workspace 계정이 필요합니다. 도메인 공유 태그, 템플릿, 접근 권한 제어 등 기업 전용 기능을 사용할 수 있습니다.
또한 관리자 기능을 통해 Collavate에서 처리되는 모든 문서의 접근 권한을 손쉽게 관리할 수 있습니다.
Collavate는 다음과 같은 모든 Google Workspace 플랜에서 이용 가능합니다:
• Google Workspace Business (1–300명)
• Google Workspace Enterprise (무제한 사용자)
• Google Workspace Education
• Google Workspace for Nonprofits
Q. Collavate Business 플랜을 사용하려면 Google Workspace를 구독해야 하나요?
A. 네. Google Workspace(G-suite)는 Collavate Business 플랜과 함께 공식 파트너사 Netkiller를 통해 구입할 수 있습니다.
고객 문의 페이지나 라이브챗을 통해 구매 문의를 남겨주시면 답변드리겠습니다.
Q. Collavate에 로그인하려면 어떻게 하나요?
A. Collavate 가입 후 document.collavate.com 으로 이동해 로그인하시면 됩니다.
비즈니스 플랜을 사용하는 경우, Google Workspace 관리자가 도메인에 Collavate를 설치했다면 Google 콘솔에서 Apps → Collavate 를 클릭해 바로 접속할 수 있습니다.
Q. Collavate를 삭제하고 싶어요.
A. Collavate Google 애드온은 Google Workspace 관리자만
도메인 전체에서 삭제할 수 있습니다.
자세한 내용은 Google 공식 도움말 가이드를 참고하세요.
Collavate에 저장된 데이터를 삭제하려면 Collavate 지원팀([email protected]) 으로 문의해주세요.
Q. 유료 플랜을 사용 중인데 외부 사용자에게 문서를 제출해야 합니다. 외부 사용자도 승인할 수 있나요?
A. 가능합니다. Team 또는 Business 플랜 사용자는
도메인 외부 사용자에게도 승인 요청을 보낼 수 있습니다.
외부 검토자는 로그인이나 라이선스 없이 이메일에서 직접 승인 또는 반려할 수 있습니다.
Q. 검토자에게 반려되면 어떻게 해야 하나요?
A. 문서는 한 번에 완벽할 수 없습니다. Collavate의 Reprocess(재상신) 기능을 통해 손쉽게 수정 후 재결재 요청할 수 있습니다.
재상신하면 수정된 문서를 기준으로 새 승인 프로세스가 시작됩니다.
자세한 내용은 완료된 문서 재상신하기 문서를 참고하세요.
Q. 동일한 승인 단계에 두 명을 추가했는데, 한 명이 승인하고 한 명이 반려했을 때 문서가 ‘승인됨’으로 처리되었습니다. 왜 그런가요?
A. Collavate에서는 동일 단계에 여러 검토자를 추가할 수 있습니다.
이 때, 관리자는 “모든 검토자의 승인이 필요”하거나 “한 명만 승인해도 다음 단계로 진행”되도록 설정할 수 있습니다.
이 설정은 관리자(Admin) 가 변경할 수 있습니다. 자세한 내용은 전자결재 관리자 설정을 참고하세요.
Q. 승인/반려만 할 건데 유료 플랜이 필요한가요?
A. 아닙니다. 승인/반려 기능만 사용하는 경우, 콜러베이트 구글 확장프로그램 설치를 통해 무료로 사용하실 수 있습니다.
Q. 검토자가 승인 과정 중에 다른 검토자나 파일을 추가할 수 있나요?
A. 네. 효율적인 협업을 위해 진행 중인 결재 프로세스에 검토자나 첨부파일을 추가할 수 있습니다.
Q. 파일 태그는 어떻게 검색하나요?
A. Collavate에서 추가한 태그는 Google Drive와 Collavate 모두에서 검색할 수 있습니다.
Collavate: Drive Manager → Tags
Google Drive: 검색창에 ctag:태그이름 입력
Q. Google Workspace 계정 이메일을 변경했는데 Collavate 로그인이 가능한가요?
A. 네. 이메일 주소를 변경해도 기존 Collavate 계정을 그대로 사용할 수 있습니다. 단, 변경된 이메일 계정으로 Collavate를 사용하기 전에
Collavate 관리자가 Google Workspace 도메인을 다시 동기화(sync) 해야 합니다.
관리자 계정으로만 동기화가 가능하며, 절차는 다음문서에서 확인할 수 있습니다: 콜러베이트와 구글 워크스페이스 동기화 하기
참고: 기존 승인 중이거나 완료된 문서는 이전 이메일 주소가 표시됩니다.
Q. 처음 로그인 시 Google 서비스 접근 권한 요청이 뜨는데, 보안상 문제는 없나요?
A. Collavate는 Google Drive와 밀접하게 연동되어 작동합니다.
서비스를 사용하려면 Google 계정, Drive, Docs 접근 권한이 필요합니다. Collavate는 서비스 제공을 위해 필요한 데이터만 처리하며,
사용자 개인정보나 문서를 별도로 저장하지 않습니다.
Q. 비영리 기관이나 교육 기관 대상 프로모션이 있나요?
A. 네. Collavate는 비영리 및 교육 기관을 위한 특별 프로모션을 제공합니다. 자세한 내용은 Collavate 영업팀([email protected]) 으로 문의해주세요.
Q. Collavate의 파일은 어디에 저장되나요?
A. Collavate에서 생성한 모든 파일은 Google Drive에 안전하게 저장됩니다. Collavate는 사용자의 Google Workspace 조직도 외의 정보를 저장하지 않습니다.
Q. Collavate에서 결재 프로세스를 시작하려면 어떻게 해야 하나요?
A. 전자결재 메뉴에서 PC 또는 Google Drive의 파일을 업로드한 뒤
새 전자결재 버튼을 클릭하면 됩니다. 또는 미리 만들어둔 템플릿을 사용하여 결재를 시작할 수도 있습니다.
자세한 내용은 다음 문서를 참조하십시오: 새로운 승인 요청 제출하기